L’etichettatura dei documenti è fondamentale per tenerli in ordine. Ognuno ovviamente utilizza il proprio metodo di catalogazione in base al proprio metodo di lavoro e come si orienta meglio tra i documenti.
Esistono sostanzialmente due metodi di etichettatura. Quella a mano e quella automatizzata dalle macchinette, come quelle vendute da www.webermarking.it. Vediamole un attimo.
- Etichettatura a mano: è il metodo tradizionale. Prendete le etichette adesive che trovate in cartoleria e una per una le riempite di parole. Scrivete a mano ogni singola etichetta per catalogare documenti e cartelline. Sicuramente va bene per chi deve etichettare solo di tanto in tanto e questo aspetto del lavoro è occasionale, se non addirittura raro.
- Etichettare con le etichettatrici: l’etichettatura con le apposite macchinette vi permette di risparmiare tantissimo tempo. Questi strumenti di cartoleria infatti hanno una tastiera con lettere, numeri e simboli e vi permettono di creare in un attimo decine di etichette ordinate e scritte a macchina. E’ uno strumento indispensabile per chi deve ogni giorno etichettare un gran numero di documenti e rischierebbe di far diventare l’etichettatura la sua attività principale.
Vantaggi nell’usare le etichettatrici: hanno diversi vantaggi e qui di seguito li approfondiamo
- Risparmiare tempo: chi fa lavori di scrivania sa bene come il tempo vola via dietro a pratiche non remunerative come l’etichettatura dei documenti. Si tratta di lavori noiosi da eseguire ma richiedono molto tempo se la quantità di lavoro da svolgere giornalmente è elevata. L’etichettatrice ha proprio il compito di far risparmiare questo tempo alle persone, evitando di spendere ore nella sistemazione dei documenti.
- Etichette ben scritte: questi strumenti di cancelleria possiedono una bella tastiera con lettere, numeri e simboli. Potete perciò etichettare in modo preciso e ordinato i documenti, permettendo così che le etichette siano leggibili a tutti. La precisione nella scrittura non va sottovalutata, specialmente quando all’interno dello stesso articolo lavorano più persone.
- Possibilità di personalizzazione: esistono molti modelli di etichettatrici e alcune consentono una personalizzazione superiore rispetto ad altre. Diversi modelli infatti vi consentono di aumentare le dimensioni del carattere, realizzare etichette colorate e aggiungere simboli. Potete ottenere anche elementi in rilievo. Chiaramente dipende da ciò che desiderate, se v’interessa o meno avere questo grado di personalizzazione.
Riassumendo: perché servono le etichettatrici e a chi sono utili?
L’etichettatrice è uno strumento importante per chi lavora in ufficio e ogni giorno ha bisogno di smistare elevate quantità di documenti. Permette di risparmiare molto tempo e di ordinare per bene tutti i documenti e le cartelline importanti. Una volta etichettati infatti possono essere ordinati in ordine alfabetico, temporale o come preferite voi.
Con le etichettature riuscite a risparmiare molto tempo, evitandovi di fare questo lavoro a mano libera. Alcune etichettatrici poi possiedono il display, questo vi permette di vedere in anteprima, su schermo, qual è il risultato finale. Potete perciò effettuare le modifiche necessarie prima ancora di fare una sola stampa.
